Als HR-manager of managing director ben je bezig met het werven van de juiste mensen voor de juiste functie. Dagelijks zoek je de speld in die hooiberg die perfect past bij de functie én je bedrijf. Maar werven betekent ook sollicitanten afwijzen. Het is de keerzijde van de medaille waar heel wat recruiters tegen opzien. Om te voorkomen dat je hiermee reputatieschade oploopt, doe je er goed aan dit aspect niet te verwaarlozen. Volg daarom in ieder geval deze tips.
Geef iedereen feedback
Laat sowieso altijd alle sollicitanten iets weten over hun afwijzing. Als je helemaal niets van je laat horen, leidt dat tot frustratie bij de sollicitant. Wanneer je veel sollicitaties ontvangt, kun je natuurlijk niet iedereen vertellen waarom je ze precies afwijst. Een standaardmail terugsturen mag dus best, maar neem dan wel de moeite om bijvoorbeeld de aanhef te personaliseren.
Breng sollicitanten persoonlijk op de hoogte
Soms is een persoonlijke benadering wel echt noodzakelijk. Als iemand meerdere persoonlijke gesprekken heeft gehad, een aantal psychologische en vaardigheidstests heeft afgelegd en heel wat uren heeft geïnvesteerd, bijvoorbeeld. Bij een afwijzing is de teleurstelling immers des te groter. In zulke gevallen kun je niet anders dan de kandidaat persoonlijk op de hoogte te brengen. Een onpersoonlijke of standaarde-mail kan reputatieschade aanrichten. Bel de kandidaat daarom op om hem of haar een persoonlijke toelichting te geven. Ook al breng je slecht nieuws en is het doorgaans geen aangenaam gesprek, deze werkwijze getuigt van respect en professionaliteit.
Sollicitanten afwijzen: wees eerlijk
Beleefdheid en eerlijkheid zijn van groot belang wanneer je iemand slecht nieuws brengt. Eromheen draaien, zorgt voor frustraties. Breng het slechte nieuws dan ook meteen. Let er wel op dat je tactisch blijft. Je moet koste wat kost voorkomen dat je bedrijf in een slecht daglicht komt te staan. Slecht nieuws doet namelijk snel de ronde en er zijn mensen die geen kans onbenut laten om hun negatieve ervaring te delen via social media of gewoon mond-tot-mond.
Discrimineren is uit den boze
Wanneer je een vacature hebt, stellen mensen met verschillende profielen zich kandidaat, zoals jongeren, ouderen, mannen, vrouwen, … Je bent wettelijk verplicht om iedereen gelijk te behandelen. Anders loop je niet alleen reputatieschade op, maar word je mogelijk ook met juridische geschillen geconfronteerd. Zorg voor een duidelijke functieomschrijving met zoveel mogelijk details. Zo beperk je je doelgroep en reageren vooral mensen met het juiste profiel.
